Ошибки при оформлении согласий на обработку персональных данных

Эксперт AKTIV.CONSULTING рассмотрел распространенные ошибки и указал, на что важно обратить внимание.

Не оформляется согласие на обработку персональных данных, когда это нужно.

Оформление согласий на обработку персональных данных требуется в соответствии с положениями Федерального закона № 152-ФЗ. Если не выполнять данную процедур, это вызовет вопросы не только у проверяющих органов, но и у субъектов ПДн. Стоит помнить, что молчание или бездействие субъектов ПДн нельзя воспринимать как разрешение на какие-либо действия с их данными.

Не оформляется отдельное согласие на распространение персональных данных.

Согласно ч.1 ст. 10.1 Федерального закона № 152-ФЗ, согласие на распространение персональных данных необходимо брать отдельно от «обычных» согласий на обработку. Требования к содержанию такого согласия приведены в приказе Роскомнадзора от 24.02.2021 № 18. Следует помнить, что согласие на распространение должно быть взято в письменной форме или подписано электронной подписью. Примером распространения персональных данных является размещение на официальном сайте организации сведений о ее работниках.

Оформляется согласие, если персональные данные обрабатываются на основании требований законодательства.

Согласно п.2 ч.1 ст. 6 Федерального закона № 152-ФЗ, брать согласие в этом случае не нужно. При этом вид законодательства, требования которого являются основанием для обработки, может быть любым: трудовое, налоговое, гражданское и т.д. Стоит учитывать, что ФОИВы периодически вносят изменения в НПА, расширяя перечень случаев, когда согласие брать не нужно. Именно так, например, недавно поступила ФСБ России, внеся поправки, разрешающие ей обрабатывать персональные данные своих сотрудников без получения согласия.

В согласии не определяется конкретная цель обработки персональных данных.

Согласно ч.1 ст. 9 Федерального закона № 152-ФЗ, согласие на обработку должно быть конкретным, а согласно ч.2 ст. 5, обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных целей. Нельзя брать одно согласие «на все случаи жизни», также как и нельзя вообще не формулировать цель.

Согласие на обработку персональных данных оформляется после начала их обработки.

Согласно п.1 ст. 22 Федерального закона № 152-ФЗ, оператор ПДн обязан уведомить Роскомнадзор о намерении проводить обработку ПДн до ее начала. В уведомлении указывается информация, которую удобно скопировать из реестра процессов обработки персональных данных. Ведением и регулярным обновлением такого документа занимается Data Protection Officer. При выполнении данных действий, своевременное формирование шаблонов согласий не занимает много времени, ведь все необходимое для этого уже есть.